Оцифровка бизнеса - это переход от традиционных методов работы к современным цифровым решениям. Это гораздо больше, чем просто использование компьютеров или интернета. Оцифровка предполагает перенос всех бизнес-процессов в цифровую среду, что превращает ваши данные в виртуальные модели. Речь идет не только о хранении информации в облачных сервисах, но и о создании системы, которая позволяет анализировать текущую ситуацию и строить прогнозы на будущее.
По статистическим данным, благодаря цифровизации, затраты на осуществление производства товаров уменьшаются на 10-40 %
Представьте, что раньше вы записывали информацию о своих клиентах в блокноты, которые могли затеряться или оказаться в неудобном месте. Теперь же с оцифровкой все эти данные переходят в CRM-систему, где они надежно сохраняются и остаются доступными в любое время. Маркетолог, работающий с такими данными, может не просто настроить рекламу, а сделать её по-настоящему персонализированной, исходя из предпочтений конкретного клиента. Менеджер по продажам также сможет быстро получить информацию о прошлом взаимодействии с клиентом и предложить ему что-то, что точно его заинтересует.
Зачем нужна оцифровка бизнеса
1. Повышение эффективности маркетинга
Оцифровка позволяет обрабатывать данные клиентов на высоком уровне. С помощью таких инструментов, как ретаргетинг и ремаркетинг, можно настраивать рекламу так, чтобы она была более целевой. Это снижает затраты на привлечение новых клиентов и увеличивает количество значимых действий, что приводит к росту прибыли.
2. Упрощение анализа бизнеса
Применяя сквозную аналитику, можно отслеживать перемещение клиента по всем точкам взаимодействия с бизнесом. Это позволяет оптимизировать воронку продаж и увеличить её эффективность. Автоматизация финансовых процессов также помогает предугадать проблемы, такие как кассовые разрывы, и быстрее принимать важные решения на основании данных.
3. Снижение трудозатрат
Оцифровка в сочетании с автоматизацией освобождает сотрудников от рутинной работы. Например, менеджеры больше не тратят время на ручной подсчет данных для отчетов - все можно сделать быстро и удобно, заполнив готовую таблицу.
4. Ускорение производственных процессов
Использование электронного документооборота позволяет мгновенно запускать производственные линии после подписания контрактов. Это экономит время, которое раньше тратилось на пересылку документов почтой или курьером.
5. Регламентирование процессов
С помощью оцифровки компании могут создать четкие правила и волнующие инструкции для всех процессов, используя пошаговые чек-листы или программные алгоритмы. Это устраняет неопределенность и гарантирует, что сотрудники выполняют задачи согласно установленным стандартам.
Кому подойдет оцифровка, а кому нет
Оцифровка - это не просто модный тренд, а важный шаг на пути к повышению эффективности бизнеса. Однако не всем компаниям она действительно нужна.
Кому подойдёт оцифровка
1. Компании с большим объемом повторяющихся процессов
Например, это могут быть производственные предприятия или сервисные компании, где много рутинных операций. Базы данных, автоматизация учёта и управление запасами помогут существенно сократить время и снизить вероятность ошибок. Здесь оцифровка не просто желательна, а жизненно необходима.
2. Бизнес, работающий в сфере B2C
Например, розничные сети, интернет-магазины или компании, предоставляющие услуги населению. Для них ключевыми факторами являются удобство для клиента, скорость обслуживания и умение анализировать и предсказывать потребительский спрос. Оцифровка помогает собирать данные о покупках и предпочтениях клиентов, что позволяет адаптироваться к их нуждам и повысить уровень лояльности.
3. Стартапы и инновационные компании
Эти предприятия часто работают на стыке технологий и бизнеса. Они не только могут, но и должны использовать цифровые инструменты для управления проектами, связи с клиентами и анализа рынка. Оцифровка становится их конкурентным преимуществом, позволяя быстрее адаптироваться и масштабироваться.
Кому оцифровка не подойдёт
1. Консалтинговые компании
Как уже было упомянуто, консалтинговые компании часто работают в офлайн-среде, зависят от личных взаимодействий. Да, некоторые из них могут внедрить частичную оцифровку для повышения эффективности работы с документами, но полная цифровизация может оказаться излишней. Почему? Основное внимание акцентируется на экспертных знаниях и установлении доверительных отношений с клиентами, а не на автоматизации процессов.
2. Небольшие семейные предприятия
Предприниматели, которые ведут свой бизнес в небольшой семье и не хотят его масштабировать, могут не чувствовать необходимости в оцифровке. Их модель работы, основанная на личных отношениях и простых процессах, часто успешна и без внедрения технологий.
3. Компании без ясных целей и стратегии
Бизнесы, которые принимают решение о цифровизации просто потому, что "все этим занимаются", могут столкнуться с серьезными проблемами. Если собственники не понимают, какие конкретно задачи они хотят решить с помощью оцифровки, это может вызвать путаницу среди сотрудников, увеличивать количество ошибок и, в конечном итоге, снизить эффективность.
Этапы внедрения оцифровки
Этап 1: Анализ
Первым шагом на пути к цифровизации является понимание того, что именно нужно оцифровать. Это требует комплексного анализа компании: изучаем, как работают бизнес-процессы, где есть проблемы и как их решить.
Важно: создание карты рабочего дня - отличный способ начать оптимизацию. Этот подход может увеличить рост продаж до 15% без дополнительных затрат на персонал. Процессы нужно расставить по приоритету: сначала работаем над тем, что больше всего влияет на доход.
В итоге формируется стратегия оцифровки - список процессов, которые нужно перенести в цифровой формат. Иногда компании сразу берутся за полный переход, но обычно начинают с самых необходимых процессов.
Этап 2: Постановка целей
Каждое изменение должно иметь чёткую цель. Без этого сложно выбрать правильное решение.
Обычно для формулировки целей используют методику SMART:
- Specific - конкретные
- Measurable - измеримые
- Achievable - достижимые
- Relevant - значимые
- Time bound - ограниченные во времени
Пример неудачной цели: "внедрить систему учета". Лучше сформулировать так: "уменьшить время ожидания клиентов на 30% с помощью системы учета за два месяца". Это уже конкретная задача с ясными сроками и результатами.
Этап 3: Выбор решений
При выборе решений для оцифровки есть два основных направления: готовые решения и разработка индивидуального софта.
Готовые решения отлично подходят, если они могут покрыть большую часть ваших процессов. К примеру, интернет-магазины часто используют несколько таких решений одновременно: программу для складского учета, платформу для автоматизации маркетинга и CRM-систему. Последняя помогает эффективно управлять клиентской базой, контролировать работу сотрудников и формировать отчеты.
Индивидуальная разработка нужна крупным компаниям с специфическими потребностями, которые не могут быть решены готовыми инструментами. Также иногда это оправданно для небольших компаний, если они хотят создать уникальное решение, адаптированное под свои нужды. В таком случае ключевым моментом будет поиск хороших специалистов, которые смогут разработать программное обеспечение.
Этап 4: Внедрение
Когда решение выбрано, начинается этап его внедрения. Это значит, что бизнес-процессы нужно перенести в новую цифровую среду и провести обучение сотрудников.
Обычно для этой задачи привлекаются специалисты, которые заведут данные о клиентах в CRM, добавят информацию о товарах и настроят автоматизацию отчетов.
Чтобы всё прошло гладко, важно обучить сотрудников новому подходу. Рекомендуется провести корпоративное обучение, подготовить регламенты, CRM-стратегию и объяснить, как нововведения помогут в работе. Таким образом, сотрудники поймут ценность оцифровки и легче привыкнут к новому формату работы.
Что такое частичная оцифровка бизнеса
Частичная оцифровка подразумевает переход в цифровую среду не всех, а только некоторых бизнес-процессов или данных. К примеру, представьте себе продавца в ларьке: он продолжает заказывать товары у своих поставщиков по телефону, но при этом ведет учет продаж уже в таблице Excel, а не в тетрадке.
Многие компании начинают именно с этого этапа - переносят информацию о своих проектах, например, в YouGile, что позволяет избежать постоянного поиска коллег по офису для выяснения некоторых вопросов. Также можно внедрить электронную подпись, что в разы ускоряет процессы оформления документов - об этом мы писали в нашем блоге.
Частичная оцифровка часто имеет смысл, если в бизнесе не так много проблемных областей и общая работа ведется в основном оффлайн. Это дает возможность постепенно внедрять изменения: сначала обновить один процесс, затем перейти к другим.
Эта форма оцифровки позволяет руководителям оперативно получать доступ к данным и более точно анализировать состояние бизнеса на разных уровнях. Можно внедрять цифровизацию как для всех процессов сразу, так и для избранных - ключевое тут понимать, какие шаги вы предпринимаете и для чего. Это обеспечит эффективность изменений и даст возможность быстрее обрабатывать заказы, уменьшать затраты на привлечение клиентов или ускорять процессы производства.
Важно: что конкретно оцифровывать
В процессе цифровой трансформации следует обратить внимание на ключевые элементы вашего бизнеса. Какие именно аспекты стоит оцифровать для достижения максимальной эффективности?
1. Учет лидов и сделок
Первое, на что стоит обратить внимание, - это система учета лидов (потенциальных клиентов) и сделок. Цифровизация этого процесса позволит вам:
- Эффективно отслеживать взаимодействие с клиентами на разных стадиях. Вы будете видеть, как движется каждый контакт, и какие действия необходимо предпринять для его конверсии в продажу.
- Облекать в доступный формат всю информацию о клиентах, что упрощает взаимодействие между командами.
- Анализировать этапы сделок и выявлять слабые места, которые требуют доработки.
С помощью CRM-систем можно автоматизировать этот процесс, что значительно облегчает управление продажами.
2. Определение показателей KPI
Важно выставлять конкретные критерии успешности, известные как KPI (ключевые показатели эффективности). Оцифровка KPIs помогает:
- Четко отслеживать прогресс вашей команды и компаний в целом в достижении поставленных целей.
- Автоматически вносить данные, что исключает вероятность ошибок в ручном учете.
- Создавать визуальные отчеты, позволяющие быстро реагировать на изменения и корректировать стратегию.
Хорошая система управления позволит видеть всю картину на одном экране и принимать обоснованные решения на основе актуальных данных.
3. Учет товаров и услуг
Также важно оцифровать учет товаров и услуг, представляя информацию в удобном формате. Это обеспечивает:
- Точную информацию о наличии товаров и их движении. Вы будете всегда в курсе, что на складе, а что необходимо заказать.
- Упрощение процесса инвентаризации, что сэкономит время и ресурсы.
- Возможность проводить глубокий анализ товарооборота и выявлять тренды, что даст возможность оптимизировать запасы и увеличить прибыль.
Пользуясь программами для учета, можно управлять запасами, минимизируя излишки и недостачи.
4. Управление задачами (таск-менеджеры)
Не менее важным аспектом является управление задачами. Оцифровка этого процесса позволяет:
- Четко указывать, кто за что отвечает, и отслеживать статусы выполнения задач.
- Понимать, на каком этапе находится проект, что дает возможность вовремя выявлять проблемы.
- Повышать эффективность работы команд за счет прозрачности процессов.
Использование таск-менеджеров помогает организовать работу команд, делая ее более структурированной и проще для анализа.
5. Выставление счетов
Цифровизация процесса выставления счетов поможет:
- Автоматизировать создание и отправку счетов, минимизируя ручной труд.
- Упрощать процесс учета финансов, всегда зная, какие счета оплачены, а какие - нет.
- Сокращать время обработки платежей, что положительно повлияет на сроки получения дохода.
Сервис Lava.ru станет надежным помощником, автоматизируя выставление счетов и прием платежей для физических, юридических и самозанятых лиц, что ускорит финансовые процессы вашего бизнеса. Цифровая система позволяет вести учет всех финансовых операций в упорядоченном виде, что облегчает дальнейший финансовый анализ.
Оцифровка различных аспектов бизнеса - это путь к повышению его эффективности. Каждый из перечисленных компонентов вносит важный вклад в общее управление компанией. Зная, что конкретно нужно оцифровать, вы сможете не только оптимизировать процессы, но и добиться значительного улучшения бизнес-результатов.
